So bleibt der Neue kein Fremder

Fachkräfte: Es wird immer schwieriger, motiviertes und kompetentes Personal zu finden. Umso erstaunlicher ist es, dass in vielen Unternehmen einem „Neuling“ nur wenig Beachtung geschenkt wird. Doch es ist wichtig, ihn in das Mitarbeiter-Team zu integrieren, damit er dem Betrieb auch möglichst lange erhalten bleibt. In diesem Beitrag geben wir Ihnen Tipps, wie man gute Mitarbeiter hält.

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Um den neuen Mitarbeiter ins Team zu integrieren, stellen Sie ihn unbedingt seinem Team vor.
Foto: M&T

Wir gehen in diesem Beitrag davon aus, dass Sie die Einarbeitung selbst vornehmen. Wer aber dafür zuständig ist, hängt natürlich von der Größe des Betriebs und der Aufgabe des neuen Mitarbeiters ab. Für die Integration kann also auch ein Abteilungsleiter oder ein Werksmeister zuständig sein.

Geld ist nicht alles


Natürlich spielt das Gehalt bei Neueinstellungen eine wichtige Rolle. Doch die Bedeutung des Lohns nimmt ab, wenn es darum geht, den neuen Mitarbeiter ins Unternehmen zu integrieren. Jetzt geht es darum, dass sich der „Neue“ an seinem Arbeitsplatz wohlfühlt. Bedenken Sie einmal, wie viel Zeit ein Mensch am Arbeitsplatz verbringt. Wenn er dann jeden Morgen lustlos zur Arbeit geht, wird er keine gute Leistung bringen – und sich wahrscheinlich kurzfristig nach einer anderen Stelle umsehen.
Das heißt nicht, dass Sie aus Ihrem Unternehmen ein Sanatorium machen sollen. Selbstverständlich haben Sie eine Arbeitskraft eingestellt und erwarten zu Recht gute Leistung für Ihr gutes Geld. Doch gerade für den Neuling ist es wichtig, dass er von Anfang an das Gefühl bekommt, dass er nicht nur als Arbeitskraft, sondern auch als Persönlichkeit anerkannt wird.
Deshalb sind in der ersten Phase der Beschäftigung die Gesten der Wertschätzung (die Sie natürlich allen Mitarbeitern entgegenbringen sollten) besonders wichtig. So eine Geste ist es beispielsweise, wenn Sie den Neuen und Ihr Team zu einem Osterfrühstück einladen und dabei einen Schoko-Osterhasen verschenken. Merke: Nicht der materielle Wert entscheidet über eine Geste.

Noch vor der Einstellung


Wenn Sie eine neue Kraft einstellen, schauen Sie sich die Bewerbungsunterlagen an und prüfen im Gespräch die fachlichen Fähigkeiten. Darüber hinaus sollten Sie aber auch prüfen, ob der neue Mitarbeiter zu ihrem Team passt. Wenn Sie schon skeptisch sind, ob sich der Mitarbeiter integrieren wird, sollten Sie auf eine Einstellung verzichten. Dabei können Sie sich auf Ihr „Bauchgefühl“ verlassen. Eine Person, die nicht in Ihr Team passt, wird bei Ihnen auch nicht „heimisch werden“. Im Extremfall kann dies aber auch dem bestehenden Team schaden.
Hat man sich für einen Bewerber entschieden, sollte man möglichst rasch mit der Einführung beginnen. Mit dem Arbeitsvertrag sollte „der Neue“ Unterlagen über Ihr Geschäft und Ihre Produktpalette erhalten und wenn Sie Ihr Team frühzeitig informiert haben (siehe Abschnitt „Das Team vorbereiten“) sollten Sie schon jetzt einen Ansprechpartner nennen, an den sich der angehende Kollege bereits jetzt wenden kann.

Eine gute Einführung ist Gold wert


Man erlebt immer wieder, dass ein neuer Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz eingewiesen wird – und ihm beispielsweise als Verkäufer nur sein Schreibtisch gezeigt wird und vielleicht im Großraumbüro seine direkten Nachbarn vorgestellt werden. Schon bei der kleinsten Schwierigkeit fehlt dann ein Ansprechpartner, der „Neue“ weiß nicht, wohin er sich wenden soll. So muss er das „ausbaden“, was an Einführung fehlt, was letztlich zu einer schlechteren Arbeitsleistung führt, die zu Miss-Stimmung und im Extremfall zur „inneren“ Kündigung führt.
Darum nehmen Sie sich für die Einführung des neuen Mitarbeiters genügend Zeit. Zeigen Sie ihm möglichst viel vom Betrieb, damit er ein Gefühl für das Unternehmen bekommt, für das er nun tätig wird. Auch die Bereiche, die ihn nicht direkt betreffen, sollte man ihm vorstellen. Der Verkäufer sollte auch die Produktion oder die Werkstatt und das Verwaltungsbüro zumindest gesehen haben. Stellen Sie dabei die Mitarbeiter vor, die dort zuständig sind und dem Neuen auch für Fragen zur Verfügung stehen.
Seien Sie sich im Klaren darüber, dass die Einarbeitung ein Lernprozess ist, der nicht an einem Tag abgeschlossen werden kann.

Das Team vorbereiten


In fast jedem bestehenden Team wird der „Neue“ mit Argusaugen beobachtet. Das macht dem neuen Mitarbeiter die Anfangsphase besonders schwer. Prekär kann die Lage werden, wenn die Mitarbeiter in dem neuen Kollegen einen Konkurrenten sehen. Das kann zu Spannungen im gesamten Team führen, was letztlich der Leistung insgesamt schadet.
Darum sollten Sie das Team vorbereiten. Kündigen Sie in einer Mitarbeiterrunde schon an, wenn Sie die Neueinstellung planen, damit Ihr Team die Suche nach weiteren Kräften nicht erst aus der Zeitung erfährt, was das Misstrauen nur unnötig steigern würde.
In diesem Mitarbeitergespräch sollten Sie auch die Gründe nennen, warum Sie weiteres Personal einstellen. Wenn es wegen gestiegener Verkaufszahlen geschieht, ist dies natürlich einfach zu vermitteln. Weil das Team so gut gearbeitet hat, brauchen Sie zusätzliche Kräfte und wollen Ihren derzeitigen Mitarbeitern die dadurch entstehende Mehrarbeit nicht länger zumuten. Mit dieser Argumentation hat es der neue Mitarbeiter auch später leichter, denn er wird als Kraft, welche die anderen entlastet, gern gesehen.
Aber auch, wenn Sie eine Kraft für eine leitende Funktion einstellen wollen, sollte dies so früh wie möglich bekannt gemacht werden. Mitarbeiter sind fast nie begeistert, wenn ihnen „einer vor die Nase gesetzt wird“. Je früher sie aber darüber informiert werden, umso länger können sie sich daran gewöhnen. Dadurch wird der negative Druck, der dem neuen Mitarbeiter entgegenschlagen wird, schon um einiges abgebaut.
Sicher wissen Sie in so einem Fall auch, welcher Mitarbeiter aus dem Team sich Hoffnungen auf die Stelle gemacht hat. Diese Person sollten Sie noch vor seinen Kolleginnen und Kollegen in einem Vier-Augen-Gespräch informieren. Legen Sie dar, warum Sie sich für eine neue Kraft von außen entschieden haben. Das wird dem Mitarbeiter, der sich Hoffnungen machte, natürlich nicht gefallen. Doch es ist besser, er erfährt es von Ihnen, bevor es die anderen erfahren – und bevor die Personalentscheidung endgültig gefallen ist.
Ist das Team informiert, sollten man mit ihm auch die Einarbeitung besprechen und die Aufgaben dazu verteilen. Übernehmen Sie dabei auch selbst einige Aufgaben, damit es nicht nach „abwälzen“ aussieht. Verteilen Sie aber die meisten Aufgaben möglichst gleichmäßig unter den Teammitgliedern. Gleichmäßig deshalb, weil mit der jeweils zugeteilten Aufgabe auch von Ihrer Seite signalisiert wird, dass der ausgewählte Mitarbeiter in diesem Bereich über die nötige Kompetenz verfügt. Es sollte sich keiner zurückgesetzt fühlen – denn dann werden Sie nicht dafür verantwortlich gemacht, sondern der neue Kollege.

Das Patenmodell


Wenn Sie Ihr Team auf den Neuzugang vorbereitet haben, sollten Sie auch darüber nachdenken, der neuen Kraft einen Kollegen oder eine Kollegin als „Paten“ an die Seite zu stellen. Der Pate ist dann in der ersten Zeit der direkte Ansprechpartner bei allen Fragen, die sich zu Beginn einer Tätigkeit immer ergeben werden. Ist Ihr Team überschaubar, kann darauf natürlich verzichtet werden.

Ein Infoblatt


Noch bevor Sie neue Kräfte einstellen, sollten Sie mit Ihrem Team ein kleines Infoblatt zusammenstellen. Ein, zwei DIN-A4-Blätter reichen vollkommen aus. Darauf sollten beispielsweise alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kurz mit Ihren Funktionen vorgestellt werden. Wenn die Kolleginnen und Kollegen das erlauben, können Sie auch ein Foto hinzufügen. Der neue Kollege sollte aber auch andere Informationen finden. Beispielsweise, wo man sein Auto abstellen kann, wo die Möglichkeit für ein günstiges Mittagessen besteht etc. Aber auch Fragen der Pausenregelung, der Zeiterfassung (soweit vorhanden), der privaten Nutzung von Geschäftseinrichtungen (zum Beispiel Telefon) sollten aufgeführt werden. Dieses Infoblatt kann – im PC abgespeichert – jederzeit aktualisiert werden und steht dann immer zur Verfügung.

Der erste Arbeitstag


Am ersten Arbeitstag des neuen Kollegen sollten Sie ihn persönlich begrüßen und auch herumführen. Beginnen Sie mit einem – kurzen – Smalltalk und führen Sie den neuen Kollegen herum. Drücken Sie ihm einen kleinen Block und einen Kuli in die Hand und sagen ihm augenzwinkernd, dass man die ganzen Informationen bestimmt nicht im Kopf behalten könne. So ermuntern Sie ihn, sich Notizen zu machen, was sich viele „Neulinge“ nicht trauen – und dazu führt, dass Informationen mehrmals gegeben werden müssen, was für eine schlechte Stimmung – bei Ihnen und Ihren Mitarbeitern – führt.
Nachdem Sie dem neuen Mitarbeiter alles gezeigt haben, vertrauen Sie ihn einer Kollegin oder einem Kollegen an, der natürlich schon vorher informiert wurde. Vorzugsweise sollte dies der Pate sein (siehe Abschnitt „Das Patenmodell). Gegen Feierabend sollten Sie noch einmal mit dem neuen Mitarbeiter sprechen und ihn nach seinen ersten Eindrücken fragen.

Wie geht es weiter?


Die Einarbeitung und vor allem Integration eines neuen Mitarbeiters sind nicht an einem Tag abgeschlossen. Darum sollten Sie die Entwicklung des „Neuen“ im Auge behalten. Wird der neue Kollege von den anderen Mitarbeitern anerkannt und in die Gemeinschaft integriert? Wenn nicht, wo liegen die Gründe? Bleiben noch offene Fragen, die von Ihnen geklärt werden müssen? Braucht der neue Kollege weitergehende Unterstützung und wenn ja, kann diese gewährleistet werden?
Aber auch auf einen anderen Aspekt sollten Sie achten, der leider häufig vernachlässigt wird. Neue Kräfte bringen meist auch neue Ideen mit. Das ist bei den Kolleginnen und Kollegen meist nicht sehr beliebt. Es könnten aber Ansätze dabei sein, die Ihrem Geschäft helfen. Darum achten Sie auf die Vorschläge des neuen Mitarbeiters.
Manchmal geht es einfach nicht
Sie können sich bemühen, wie Sie wollen: Es wird immer wieder mal vorkommen, dass der neue Mitarbeiter trotz aller Anstrengungen nicht zu Ihrem Geschäft und zu den Kollegen passt. Dafür vereinbart man ja auch eine Probezeit. Natürlich sollten Sie nicht bei den ersten Schwierigkeiten aufgeben, wenn sich aber zeigt, dass es wirklich nicht geht, sollten Sie so schnell wie möglich die Konsequenzen ziehen. Dabei gilt die alte Weisheit: Besser ein Ende mit Schrecken als ein Schrecken ohne Ende.

Fahrplan: Eckpunkte der Einarbeitung

  • Kündigen Sie den Mitarbeiter im Team an.
  • Erstellen Sie ein Infoblatt mit Pausenzeiten, ersten Ansprechpartnern, feste Termine im Jahr.
  • Wertschätzung: Legen Sie besondere Aufmerksamkeit auf die Dinge, die der neue Kollege richtig macht und nicht auf seine anfänglichen Fehler.
  • Führen Sie ihn durch das Haus, damit er ein Gefühl für seinen Arbeitsort bekommt.
  • Zeigen Sie Ihrem Mitarbeiter alle Abteilungen, auch die, mit der er erst später etwas zu tun haben könnte.
  • Stellen Sie ihm einen Paten zur Seite.
  • Bleiben Sie geduldig – die Einarbeitung wird nicht an einem Tag abgeschlossen sein.
  • Holen Sie sich regelmäßig Einschätzungen der direkten Mitarbeiter des neuen Kollegen ein.

Autor: Hartmut Fischer ist freier Journalist und Autor von verschiedenen Fachbüchern.

Letzte Aktualisierung: 28.10.2020