Digitale Arbeitsmittelverwaltung:  Mit digitalen Arbeitsmittel-Verwaltern lassen sich Werkzeuge und Maschinen einfacher verwalten, effizienter nutzen und vor Diebstahl schützen. Welche Lösungen gibt es und was können sie?

Was früher anhand von handgeschriebenen Listen nur schwer und unvollständig nachvollziehbar war, beantworten digitale Systeme zur Arbeits- oder Betriebsmittelverwaltung, auch Tool-Tracker oder Werkzeug-Manager genannt, in Sekundenschnelle: Verfügbarkeiten, Ausgabestandorte oder Entleiher lassen sich ebenso schnell abfragen wie Gerätedaten, Wartungstermine oder Akku-Ladestände. Diverse Anbieter, darunter auch Werkzeughersteller, offerieren inzwischen unterschiedliche Lösungen für die digitale Arbeitsmittelverwaltung. Wie sich die Programme in der Technik, den Möglichkeiten oder den Kosten unterscheiden, zeigt dieser Beitrag, zu dem auch ein tabellarischer Online-Produktvergleich gehört:

Was können Tool-Tracker ...

Der Werkzeug- und Maschinenpark wird immer größer und kostenintensiver. Deshalb werden Aspekte wie Verfügbarkeit, optimale Nutzung und einfache Verwaltung betriebswirtschaftlich immer wichtiger. Arbeitsmittel, die nicht verfügbar sind, weil sie defekt sind, auf der Baustelle vergessen, verschlampt oder gestohlen wurden, kosten Geld. Digitale Betriebsmittel-Verwalter unterstützen Verantwortliche dabei, die Werkzeug- und Maschinenressourcen eines Unternehmens optimal zu nutzen, die Produktivität durch eine bessere Verfügbarkeit zu steigern und nicht zuletzt Diebstähle zu unterbinden.

Dadurch amortisiert sich die Investition in entsprechende Systeme für Unternehmen ab etwa zehn Mitarbeitern, respektive ab etwa 50 Werkzeugen bereits nach wenigen Wochen. Per Android- oder iOS-App hat man wichtige Informationen auch unterwegs immer griffbereit und weiß exakt, wo sich was befindet und wann es verfügbar ist. Die Funktionsweise ist ähnlich: Zunächst wird die eigene Betriebsmittel-Organisationsstruktur in das System eingeben: Werkzeuge, Lagerorte, Baustellen, Mitarbeiter etc. Auf alle zu verwaltenden Werkzeuge, Geräte, Maschinen, Werkzeugkoffer etc. wird anschließend zur Identifikation jeweils ein Code, Transponder oder Tag aufgebracht (siehe Infokasten unten "Identifikation und Tracking").

Danach wird es über ein spezielles Lesegerät oder eine Smartphone-App erfasst und den entsprechenden Arbeitsmitteln mit ihren technischen Daten, Lagerorten, Mitarbeitern, Baustellen etc. zugeordnet. Tool-Tracker von Werkzeugherstellern haben den Vorteil, dass die ansonsten manuell einzugebenden Gerätedaten aktueller Modelle bereits im System hinterlegt sind. Einige Systeme ermöglichen neben der digitalen Arbeitsmittelverwaltung auch das Management des Fuhrparks (zum Beispiel Hit Tracking, Timly Inventarverwaltung, Würth Orsy etc.).

… und wie funktionieren sie?

Systeme für die Verwaltung von Betriebsmitteln bestehen aus drei Komponenten: Aus dem auf das Werkzeug befestigten oder im Werkzeug eingebauten Identifikations-, respektive Tracking-Modul, einer Verwaltungssoftware (meist als Cloudlösung, seltener als PC-basierende On Premise-Lösung) sowie einer mobilen nativen oder Web-App für Smartphone oder Tablet. Damit kann man den aktuellen Status der Geräte plattformübergreifend, jederzeit und von überall online abfragen. Bei der Identifikation, Erfassung und Ortung der Arbeitsmittel gibt es Unterschiede. So stehen für die Arbeitsmittel-Erfassung verschiedene Technologien zur Verfügung: Neben Barcodes und QR-Codes kommen RFID‑ (Radio-frequency Identification), NFC‑ (Near Field Communication) und Bluetooth‑Transponder oder Tags in der Stromsparversion BLE (Bluetooth Low Energy), teilweise auch GPS-Tracker (Global Positioning System) zum Einsatz, auch parallel.

Jedes System hat seine Vor- und Nachteile im Hinblick auf die Größe, den Energiebedarf, den Lese-Abstand, die Reichweite und Ortungsmöglichkeit sowie den Preis pro Arbeitsmittel (siehe Infokasten unten "Identifikation und Tracking"). Smartphones und Tablets mit installierter App lesen die Code-, Transponder- oder Tag-Daten und senden sie an einen Server in der Cloud, inklusive der Zeit-, Benutzer- sowie den letzten Standortdaten des Arbeitsmittels. Mit der meist cloudbasierten Verwaltungssoftware können Bestandsmanager alle Arbeitsmittel verwalten, Arbeitseinsätze planen und Infos abrufen – etwa wann die nächsten Wartungstermine, Qualitätsprüfungen, Sicherheitschecks, Funktionstests oder Kalibrierungen anstehen. Teilweise lassen sich auch Fehlermeldungen auslesen, Werkzeuge für definierte Anwendungsfälle voreinstellen (zum Beispiel Drehmoment, Drehzahl etc.), Akkus aktivieren oder deaktivieren etc. Autorisierte Mitarbeiter können ausgewählte Infos mit einer mobilen App zeit-, orts- und plattformunabhängig abrufen. Fällt während des Baustelleneinsatzes ein Gerät aus, genügt eine Meldung per App und der Bestandsmanager kann sich um Reparatur und Ersatz kümmern.

Neben eigenen Arbeitsmitteln werden auch die von Kollegen angezeigt, so dass kurzfristig benötigte Geräte untereinander ausgeliehen werden können. Ist ein Arbeitsmittel nicht auffindbar, lässt es sich über den zuletzt aufgezeichneten Standort lokalisieren. Dabei wird die aktuelle GPS-Position des für den letzten Ausgabevorgang verwendeten Smartphones oder Tablets angezeigt. Die Arbeitsmittel selbst lassen sich bis auf 30 Meter lokalisieren, wenn Sie mit einem Bluetooth-Tag ausgestattet sind. Die aktuelle Position besonders teurer Werkzeuge lässt sich am besten per GPS-Tracker orten. Diese Funktion bieten aber nur wenige Anbieter (zum Beispiel GeoCapture oder Coeln Concept).

Wie unterscheiden sich die Systeme?

Alle Systeme versprechen, die Produktivität im Arbeitsablauf zu steigern, den Werkzeugschwund zu reduzieren und teilweise auch die Inventur zu erleichtern. Neben bekannten Werkzeugherstellern wie Bosch, Hilti, Milwaukee oder Würth gibt es auch Lösungen von Soft- oder Hardwareanbietern wie Coeln Concept, IdentPro und anderen (siehe auch Infokasten unten "Identifikation und Tracking"). Alle Systeme nutzen die Popularität und Verbreitung von Smartphones und Tablets auf der Baustelle und die Möglichkeiten der Vernetzung über das mobile Internet. Wer seine Betriebsmitteldaten nicht in der Cloud speichern möchte, kann auch auf nicht cloudbasierte Lösungen zurückgreifen, beispielsweise auf Tool Tracker.net. Dafür muss eine lokale Verwaltungssoftware auf dem Büro-PC installiert werden. Mobil erfasste Daten werden dann mit dem Bürorechner abgeglichen, sobald eine WLAN-Verbindung vorhanden ist.

Betriebsmittel-Verwaltungsysteme werden auch als Servicepaket angeboten, etwa von Würth. Es enthält eine kostenlose Reparatur, Tausch-Akkus, im Reparaturfall kostenlose Leihmaschinen, Mietmaschinen zur Abdeckung von Bedarfsspitzen etc. Starter- oder Basispakete webbasierter Betriebsmittel-Verwaltungsysteme kosten ab 80 Euro (Hardware). Die App-Software ist meist kostenfrei. Zu den einmaligen Investitionen kommen laufende monatliche Kosten für den Cloudservice zwischen 20 bis 30 Euro sowie gegebenenfalls Kosten für weitere Transponder/Tags oder Zusatzleistungen hinzu. Achten sollte man auch darauf, welche Hardware zur Identifikation/Erfassung erforderlich ist, welche Funktionen man tatsächlich braucht und ob die Anzahl der zu verwaltenden Betriebsmittel begrenzt ist. Über direkte Schnittstellen zu Buchhaltungs-, ERP-, PPS-Software etc., um beispielsweise Geräte und Maschinen leistungs- oder projektbezogen abrechnen oder in die betriebliche Auftragsplanung einbinden zu können, verfügen nur einige Lösungen.

Technik-Basics

Identifikation und Tracking

Für die Identifikation, respektive das Tracking von Arbeitsmitteln werden derzeit verschiedene Technologien angeboten:

Barcode/QR-Code: … ist maschinenlesbar, preiswert und kommt ohne Elektronik aus, kann aber nur aus kurzer Entfernung gelesen werden, ist nicht fälschungssicher und schmutzempfindlich.

RFID (Radio-Frequency Identification): … besteht aus einem Sende-Empfänger-System, das Informationen elektromagnetisch überträgt. Der Sender (Transponder oder Tag) ist klein, preiswert und benötigen keinen Strom, dafür aber spezielle Lesegeräte.

NFC (Near-Field Communication): … basiert auf der RFID-Technik. NFC-Tags sind ebenfalls klein, preiswert und brauchen keine Stromversorgung. Für das Auslesen aus der Nähe (maximal 10 Zentimeter) ist ein aktuelles, NFC-fähiges Smartphone nötig.

BLE (Bluetooth Low Energy): … ist die Stromspar-Version der Bluetooth-Mobilfunktechnik, wird praktisch von allen mobilen Endgeräten unterstützt und kann auf bis zu 30m identifiziert werden. Allerdings sind BLE-Tags teuer und benötigen Strom.

GPS (Global Positioning System): …ermöglicht per GPS-Ortungssystem die Live-Ortung und den Diebstahlschutz von Arbeitsmitteln. GPS-Tracker sind allerdings groß, teuer, benötigen Strom und eine SIM-Karte, was laufende Zusatzkosten verursacht.

Lösungen und Anbieter*: Bosch PRO360 (www.pro360.com), Craftcloud Betriebsmittelverwaltung (www.craftcloud.de), Finderbox (www.finderbox.net), Ginstr App (www.ginstr.com), Hilti ON!Track (www.hilti.de/ontrack), Hit Tracking (www.hit-tracking.com), Milwaukee One-Key (www.milwaukeetool.com), PDS Geräte- und Werkzeugverwaltung (www.pds.de), Timly Inventarverwaltung (www.timly.com), Tool Connect (www.dewalt.de), ToolTrack (www.mycraftit.com), UnTouch (www.coelnconcept.de), Virtic Arbeitsmittelverwaltung (www.virtic.com), Werkzeug- und Objektortung (www.geocapture.de), Würth Orsy online (www.wuerth.de) 
* Siehe auch tabellarischer Online-Produktvergleich aktueller Lösungen. Ohne Anspruch auf Vollständigkeit

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