Es muss ja kein Roboter sein, aber die Möglichkeiten und Chancen einer digitalen Büro-Umgebung sollten Unternehmer kennen und für sich optimal nutzen. (Quelle: M&T/Y.Schneider)

Betriebsführung

05. September 2022 | Teilen auf:

Digitalisierung: Werden Sie Ihr Papier los

(September 2022) Die Zeiten, in denen die geschäftlichen Unterlagen schier endlose Regale in Kellern und Speichern einnahmen, gehen ihrem Ende entgegen. Von dem „papierlosen Büro“ sind wir zwar immer noch weit entfernt, aber der digitale Trend setzt sich nicht nur im Bereich des papierlosen Archivierens durch. Es gibt viele Vorteile – aber auch einiges, das – nicht nur rechtlich – zu beachten ist.

Die Arbeit mit Monitor und Tastatur eröffnet viele Menschen die Möglichkeit, sich in die moderne Arbeitswelt zu integrieren. Wo schwere Ordner für kranke oder behinderte Menschen ein echtes Problem darstellten, reicht heute häufig ein Tastendruck. Auch, dass interne Nachrichten heute per Mail versandt werden, hat Vorteile: Sie sind immer einwandfrei zu lesen, was bei mancher handgeschriebenen Notiz nicht immer der Fall ist. Außerdem wird die Zusammenarbeit auch über weite Entfernungen dank der Echtzeit-Kommunikation ermöglicht oder erleichtert, was den Betrieben Zeit und Geld spart.

Im digitalen Archiv reicht die Eingabe eines Suchbegriffs und die Unterlagen stehen sofort zur Verfügung. In umfangreichen Dokumenten findet man dank der Volltextsuche schnell die Informationen, die man benötigt. Darüber hinaus hat das papierlose Büro auch einen ökologischen Aspekt. Papier wird aus Holz hergestellt. Durch die Digitalisierung wird dieser so wichtige Rohstoff geschont.

Schließlich kann durch ein elektronisches Management eine höhere Sicherheit beim Umgang mit den Daten erreicht werden. Nicht jeder Mitarbeiter bekommt die Zugriffsrechte auf alle Informationen. Jeder hat Zugang zu den Daten, die er zur Erledigung seiner Aufgaben benötigt. Durch den Zugriff auf das Firmenarchiv können die Mitarbeiter flexibel arbeiten (Stichwort Home-Office). So können auch Probleme mit Kunden vor Ort schnell und zuverlässig gelöst werden. Sie sehen: die Digitalisierung bietet den Unternehmen etliche Vorteile.

Nachteile des papierlosen Büros

Doch wo Licht ist, ist auch Schatten: Gerade beim Neuaufbau eines digitalen Systems muss man sehr viel Zeit, Geld und Nerven investieren. Auf die Mitarbeiter kommt bei der Einführung des Systems mehr Arbeit zu, die schnell zu einer Ablehnung des Projektes führt. Darum sollten die Vorgesetzten gerade in dieser Phase immer wieder auf die Vorteile des neuen Systems hinweisen. Allerdings müssen für die Einführung klare Projektpläne bestehen, deren Zeitvorgaben eingehalten werden müssen.

Aufbau eines digitalen Systems

Jeder Betrieb ist anders. Entsprechend unterschiedlich sind die Anforderungen, die an ein digitales System gestellt werden. Wichtig ist, dass Sie sich für die Planung genügend Zeit nehmen. Bei der Erstellung des Konzeptes sollten sie auch immer wieder mit Dritten Rücksprache nehmen und ihre Skizze immer weiter verfeinern.

Zunächst führen Sie eine Bestandsaufnahme durch: Wo wird in Ihrem Betrieb Papier eingesetzt und wo können Aufgaben durch Digitalisierung vereinfacht werden? Es ist möglich, dass es Prozesse gibt, in denen die Digitalisierung keinen Vorteil, im Zweifelsfall sogar Nachteile mit sich bringt.

Im Zentrum der Planung steht das digitale Zentral-Archiv, in dem alle Unterlagen abgelegt werden. Dabei muss ein Aktenplan erstellt werden, nach dem die digitalen Ordner zentral angelegt werden. Die Mitarbeiter können keine eigenen Ordner anlegen, da sonst die Informationssuche lückenhaft würde. Hält ein Mitarbeiter einen neuen Ordner für notwendig, muss er diesen bei einer zentralen Stelle beantragen. Dort wird der Ordner angelegt und mit dem Gesamtsystem verknüpft.

Der neue „papierlose“ Umgang muss nach Regeln stattfinden, damit die einzelnen Prozesse ineinander verzahnt werden und eine übergreifende Zusammenarbeit sichergestellt wird. Dafür müssen Sie Arbeitsanweisungen erstellen und eventuell auch Schulungen durchführen.

Bestehende Unterlagen auf Papier müssen erfasst (eingescannt) und in das System integriert werden. Bevor diese zeitaufwendigen Arbeiten durchgeführt werden, sollten Sie sehr genau prüfen, welche Unterlagen wirklich digital übernommen werden müssen und bei welchen sich der Aufwand nicht lohnt. Die Umstellung von „klassischer“ auf „digitale“ Arbeit ist ein fließender Prozess. Sie werden ihn deshalb im Laufe der Zeit auch immer wieder nachjustieren müssen. 

Ohne Mitarbeiter geht es nicht

In der Anfangsphase müssen Sie bei Ihrem Personal für die Umstellung werben. Insbesondere Kollegen, die schon seit vielen Jahren „klassisch“ arbeiten, kann es schwerfallen, sich an die neue Arbeitswelt zu gewöhnen. Leisten Sie dabei Hilfestellung. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter auf Hilfsmittel in der Software hin, die den Übergang vereinfachen (Beispiel: die Möglichkeit, das Tablet wie einen Block zu nutzen). Wie schon erwähnt, ist die digitale Umstellung ein permanenter Prozess, bei dem die Mitarbeiter immer wieder ergänzend geschult werden müssen.

Achten Sie unbedingt auf die Datensicherheit

Besonders großes Gewicht sollte man auf die Sicherheit der digitalisierten Daten legen. Dazu gehört, dass die Daten gespiegelt – also doppelt gespeichert – werden, damit man bei Datenverlust die Informationen wieder rekonstruieren kann. Mindestausstattung ist eine sogenannte Backup-Software, mit der – mindestens täglich – eine Kopie der Prozesse erstellt wird.

Entscheiden Sie sich für die passende Hardware

Für das papierlose Büro ist ein Scanner unverzichtbar. Mit ihm können Papierdokumente digitalisiert und in das Gesamtsystem integriert werden. Empfehlenswert ist ein Scanner mit Einzugsfunktion (ADF – Funktion), der Vorder- und Rückseite eines Dokumentes in einem Arbeitsgang scannen kann. Außerdem sollte man mit Tablets arbeiten, mit denen digitalisierte Dokumente auch per Eingabestift bearbeitet werden können.

Lassen Sie sich in Sachen Software beraten

Welche Software in ihrem Betrieb benötigt wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab (Branche, Arbeitsabläufe, Anzahl der Arbeitsplätze etc.). Da sollten Sie sich von einem Experten beraten lassen. Sie benötigen auf jeden Fall Software zur Dokumentendigitalisierung und -erkennung, für das Prozess- und Projektmanagement sowie eine Recherche-Software für das digitale Archiv.

Wählen Sie einen sicheren Speicherort

Für die Speicherung der digitalen Daten können Sie einen eigenen Server anschaffen. Damit verlassen die Daten nicht ihr Haus und dürften so am sichersten gelagert sein. Allerdings ist diese Lösung recht teuer. Bei kleineren Unternehmen reichen oft externe Festplatten, die es heute bereits mit einem Speichervermögen von mehreren Terabyte gibt.

Überdies könnte man die Speicherung in einer sogenannten Cloud vornehmen. Bei der Cloud-Lösung werden die Daten bei einem externen Dienstleister gespeichert. Dabei bestehen einige Risiken, weil man letztlich nicht weiß, wo der Dienstleister die Daten ablegt. Geschieht das im außereuropäischen Ausland, besteht die Gefahr, dass strenge Datenschutzvorschriften nicht eingehalten werden.

Außerdem besteht das Risiko, dass andere Nutzer der Cloud unberechtigt Zugriff auf Ihre Daten bekommen. Deshalb ist es bei der Cloud-Lösung besonders wichtig, sich genau über die Sicherheitsfunktionen zu informieren.

Welche Lösung für Ihr Unternehmen die richtige ist, müssen Sie selbst entscheiden. Dabei stellen sich drei grundsätzliche Fragen: Ist die Sicherheit der Daten gewährleistet? Stehen mir alle Funktionen zur Verfügung, die ich benötige? Liegen die Kosten im geplanten Rahmen?

Beachten Sie die rechtliche Seite

Bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsvorfälle müssen auch einige rechtliche Faktoren bedacht werden. Da wäre zunächst die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Die Grundsätze wurden in Zusammenarbeit mit den obersten Finanzbehörden der Länder vom Bundesfinanzministerium zusammengestellt. Die wichtigsten Grundsätze sind:

  • Unveränderbarkeit: Änderungen bei Buchungen und Aufzeichnungen müssen so erfolgen, dass das ursprüngliche, unveränderte Dokument klar erkennbar bleibt und die Änderung auch als solche erkennbar ist.
  • Nachvollziehbarkeit: Geschäftsvorfälle und Buchführung bzw. Aufzeichnungsverfahren müssen für einen sachverständigen Dritten jederzeit nachvollziehbar und nachprüfbar sein.
  • O rdnung, Richtigkeit, Vollständigkeit: Grundsätze, die vergleichbar sind mit den Grundsätzen einer klassischen Archivierung in der Buchhaltung.
  • Internes Kontrollsystem: es wird ein Kontrollsystem verlangt, mit dem die Einhaltung der Grundsätze und steuerrechtliche Pflichten überwacht werden. Wie dieses Kontrollsystem aussehen soll, hängt vom Einzelfall ab (Komplexität und die Universalität der Geschäftstätigkeit, Organisationsstruktur, eingesetztes Datenverarbeitungssystem etc.).

Um den vorgenannten Grundsätzen Rechnung zu tragen, müssen Sie sicherstellen, dass alle Unterlagen, die zur Prüfung und für die Besteuerung notwendig sind, in einem Ordnungssystem mit Indexierung abgelegt werden. Ihr digitales Archiv muss die Unveränderbarkeit sowie die Lesbarkeit und die maschinellen Auswertungen aller Dokumente sicherstellen. Veränderungen müssen protokolliert werden.

Bei der Archivierung dürfen die Datenmengen der Ursprungsdokumente nicht verkleinert werden. Darüber hinaus sind Sie verpflichtet, Vorkehrungen zu treffen, die ihre Hard- und Software vor Angriffen schützt. Elektronisch erhaltene Geschäftsdaten müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Ist eine Konvertierung der Unterlagen notwendig, muss auch das Dokument im Originalformat archiviert werden. Wenn Sie eine ordnungsgemäße Archivierung eingerichtet haben, können Sie Papierdokumente vernichten, falls sie nicht aufgrund anderer gesetzlicher Bestimmungen weiter erhalten bleiben müssen.

Da in Ihren geschäftlichen Unterlagen auch persönliche Daten enthalten sind, spielt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bei der digitalen Archivierung auch eine wichtige Rolle. Im Vordergrund steht die Verpflichtung, personenbezogene Daten nur so lange aufzubewahren, wie sie sie für den Geschäftsvorgang benötigen. Eine längere Archivierung ist nur erlaubt, wenn dafür Rechtsgründe vorliegen. Die Rechtsgründe ergeben sich aus Art. 6 DSGVO. Natürlich müssen sie auch die Aufbewahrungsfristen nach dem Handels- und Steuerrecht berücksichtigen. Normalerweise liegen diese Fristen zwischen sechs und zehn Jahren, sie können aber auch weit darüber hinausgehen, wenn sie zum Beispiel für die Einhaltung von Verjährungsfristen benötigt werden. Deshalb muss jeweils im Einzelfall geprüft werden, ob und wie lange ein Dokument archiviert werden muss. Eine gute Archivierungssoftware bietet Ihnen dabei Unterstützung an.

Daneben sollten Sie auch die Bestimmungen aus dem Geschäftsgeheimnisgesetz (GeschGehG) berücksichtigen. Die Bestimmungen wirken sich zwar nicht direkt auf die Archivierung aus, aber es muss unter anderem eine besondere Identifizierung und Klassifizierung von Geschäftsgeheimnissen vorliegen, um den gesetzlichen Anspruch Schutz zu gewährleisten (§ 2 GeschGehG).

Um ihre Geschäftsgeheimnisse zu schützen, sollten Sie Vertraulichkeitsvereinbarung mit ihren Geschäftspartnern schließen, eine Klassifizierung nach Vertraulichkeit für ihre Archivierung einführen, ein Zugriffskonzept für archivierte Dokumente erstellen und für die sensiblen Daten ein zusätzliches technisches und organisatorisches Schutzkonzept implementieren.

Da sich die Anforderungen, die sich aus den GoBD, der DSGVO und dem GeschGehG ergeben, an vielen Stellen überschneiden, lässt sich viel Zeit und Geld sparen, wenn man diese Gesetze in ihrer Gesamtheit beachtet. Es lohnt sich häufig, für diese Aufgabe zeitweise mit externen Kräften zusammenzuarbeiten, um ein System zu entwickeln, in dem die verschiedenen Abläufe sowohl technisch als auch rechtlich optimiert dargestellt werden.

zuletzt editiert am 05.09.2022