Gesunde Mitarbeiter sind bessere Mitarbeiter. Denn wer sich wohlfühlt, kann auch gute Leistungen bringen. Lesen Sie, wie Sie Ihrem Mitarbeiter gesundheitsfördernde Maßnahmen anbieten können, ohne dass Sie oder Ihr Mitarbeiter dafür zusätzliche Steuern und Sozialversicherungsbeiträge abführen müssen.
Nach § 3 Nr. 34 des Einkommensteuergesetzes (EstG) können Sie für jeden Mitarbeiter bis zu 600 Euro im Jahr für gesundheitsfördernde Maßnahmen ausgeben. Diese Kosten sind sozialversicherungs- und steuerfrei und werden nicht als geldwerter Vorteil des Arbeitnehmers gewertet. Sie werden auch nicht auf den steuerfreien Sachbezug von 44 Euro pro Monat angerechnet.
Der Betrag gilt pro Mitarbeiter (auch Minijobber) und Kalenderjahr. Wird er überschritten, muss nur der übersteigende Betrag versteuert werden. Ist der Mitarbeiter gleichzeitig bei einer anderen Firma beschäftigt oder wechselt er den Arbeitgeber, kann jeder Arbeitgeber den vollen Betrag gewähren. Sie benötigen also keine Bestätigung, dass der Mitarbeiter bereits Leistungen bei einem anderen Arbeitgeber in Anspruch genommen hat. Die gesundheitsfördernden Maßnahmen können entweder von Ihnen veranlasst werden, oder der Mitarbeiter sucht eigene Maßnahmen bei externen Anbietern und Sie übernehmen die Kosten, die dabei anfallen. Allerdings ist es sinnvoll, wenn Sie die Kosten direkt übernehmen, also einen Vertrag mit dem Anbieter abschließen. Die Gründe hierfür erläutern wir noch in diesem Beitrag.
Die Leistungen müssen zusätzlich zum normalen Lohn des Mitarbeiters gezahlt werden. Eine Entgeltumwandlung ist daher ausgeschlossen. Es ist also auch nicht möglich, die Leistungen mit einer tariflich oder vertraglich zugesicherten Leistung (zum Beispiel Weihnachtsgeld) zu verrechnen. Handelt es sich bei der Sonderzahlung jedoch um eine zusätzliche freiwillige Leistung, ist eine Verrechnung durchaus möglich.
Was wird gefördert?
Die förderungswürdigen Maßnahmen müssen die Anforderungen der §§ 20 und 20a des Sozialgesetzbuches 5 (SGB V) erfüllen. Eine Übersicht der Maßnahmen findet man im Präventionsleitfaden des GKV-Spitzenverbandes, der auf der Internetseite des Verbandes heruntergeladen werden kann. Hierzu gehört, dass die Anbieter der Maßnahmen und/oder die Maßnahmen selbst entsprechend zertifiziert sind. Bevor Sie also einer Maßnahme zustimmen beziehungsweise selbst auswählen, sollten Sie sich einen Nachweis über die erfolgte Zertifizierung vorlegen lassen. Die Zertifizierung erfolgt durch eine Krankenkasse oder eine von einer Krankenkasse beauftragten Institution.
Förderungswürdig sind insbesondere Maßnahmen, die zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustands beitragen. Diese können grob in drei Kategorien aufgeteilt werden:
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Primäre Präventionsmaßnahmen, die dazu dienen, den allgemeinen Gesundheitszustand des Mitarbeiters zu verbessern. Hierzu gehören beispielsweise Kurse zur Stressvermeidung oder Bewegungsmaßnahmen zur Krankheitsvermeidung. Aber auch Ernährungsberatungsmaßnahmen zur Vermeidung oder Reduzierung von Übergewicht gehören hierzu.
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Gesundheitsfördernde Maßnahmen im Betrieb, mit denen unter Beteiligung der Mitarbeiter die gesundheitsrelevante Lage des Betriebs ermittelt und Lösungsmöglichkeiten entwickelt und umgesetzt werden können, um gesundheitliche Risikobereiche abzubauen. Hierzu gehören beispielsweise Kurse zur Stressbewältigung oder Entspannung am Arbeitsplatz und Kurse für Führungskräfte zur besseren Konfliktbewältigung. Auch Seminare zum Abgewöhnen des Rauchens oder zum maßvollen Umgang mit Alkohol gehören hierzu. Ebenso können auch Bewegungs- und Ernährungsprogramme gefördert werden.
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Im dritten Bereich geht es um die Ergonomie des Arbeitsplatzes (Büroeinrichtung, optimale Arbeitsposition, Bewegungsflächen Anordnung von Arbeitsgeräten und -mitteln etc.) und die Prävention beziehungsweise den Abbau körperlicher Belastungen, die beispielsweise durch das falsche Heben oder Transportieren von Lasten entstehen.
Gesundheitsförderungsmaßnahmen müssen überwiegend im betrieblichen Interesse liegen, damit sie lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei sind. In den folgenden wichtigen Fällen wurde in der Vergangenheit ein solches überwiegendes betriebliches Interesse anerkannt:
- Kreislauftrainingskuren bei entsprechender Empfehlung und Begleitung durch Betriebsärzte (Urteil des Bundesfinanzhofs vom 24. Januar 1975 – Aktenzeichen VI R 242/71)
Was nicht gefördert wird
Wie bereits geschildert, muss die Maßnahme zertifiziert sein. Deshalb können die Beiträge für Turn- und Sportvereine oder Fitness-Studios nicht grundsätzlich übernommen werden. Allerdings gibt es einige Einrichtungen dieser Art, die einzelne Maßnahmen anbieten, die zertifiziert wurden, sodass diese Einzelmaßnahmen übernommen werden können, nicht aber der Mitgliedsbeitrag.
Beispiel: Ein Arbeitgeber trifft eine Vereinbarung mit einem Fitness-Studio und übernimmt die Kosten für die Teilnahme seiner Mitarbeiter. Hierbei handelt es sich um einen geldwerten Vorteil, auf den die Mitarbeiter Steuern und auch Sozialversicherungsbeiträge abführen müssen. Der Arbeitgeber ändert nun den Vertrag mit dem Fitness-Studio dahingehend, dass laut Vertrag die Mitarbeiter lediglich an Maßnahmen teilnehmen dürfen, die entsprechend zertifiziert sind. Nun handelt es sich um eine gesundheitsfördernde Maßnahme nach § 3 Nr. 34 EstG. Die Leistungen des Arbeitgebers sind bis zu 600 Euro pro Mitarbeiter und Jahr steuerfrei.
Wollen Sie Ihren Mitarbeitern das Fitness-Studio komplett bezahlen, können Sie hierzu auch die steuerfreie 50-Euro-Pauschale heranziehen. Achten Sie aber darauf, dass dann die Zahlung monatlich erfolgen muss. Der monatlich gezahlte Betrag darf nicht höher sein als die 50-Euro-Pauschale, wenn keine anderen Leistungen darüber bezahlt werden. Werden noch andere Leistungen bezahlt, sind diese von den 50 Euro abzuziehen, und nur noch der Restbetrag steht für das Fitness-Studio zur Verfügung.
Der Bundesfinanzhof hat übrigens klargestellt, dass es sich auch um Sachbezüge handelt, wenn Sie den Betrag sozusagen zweckgebunden an den Mitarbeiter auszahlen. Er darf dann das Geld ausschließlich für die von Ihnen festgelegten Zwecke (hier: Mitgliedsbeitrag für den Fitness-Club) verwenden (Urteil vom 11. November 2010 – Aktenzeichen VI R 27/09). Der Bundesfinanzhof wich damit von zuvor gefällten Urteilen ab. Theoretisch gäbe es noch die Möglichkeit, ein eigenes Fitness-Studio einzurichten. Stellen Sie dieses Ihren Mitarbeitern kostenlos zur Verfügung, wäre dies steuerfrei.
In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass eine Aufteilung der Kosten in einen beruflichen und einen privaten Anteil grundsätzlich ausgeschlossen ist. Das hat der Bundesfinanzhof in einem Urteil vom 11. März 2010 noch einmal unmissverständlich klargestellt (Aktenzeichen VI R 7/08). Wichtig: Die mit den jeweiligen Maßnahmen verbundenen Unterkunfts- und Verpflegungskosten sind nicht steuerbefreit (Urteil des Bundesfinanzhofs vom 23. November 2023 – Aktenzeichen VI R 24/21).
Wenn es mehr als 600 Euro sind
Grundsätzlich gilt, dass die 600 Euro einen Freibetrag darstellen und keine Freigrenze. Wird also mehr ausgegeben, bleiben die 600 Euro dennoch steuer- und sozialversicherungsfrei.
Werden pro Mitarbeiter und Jahr maximal 600 Euro ausgegeben, entfällt die Prüfung, ob die Maßnahme im überwiegenden Interesse des Unternehmens liegt. Gibt ein Betrieb jedoch mehr als 600 Euro für gesundheitsfördernde Maßnahmen aus, wird geprüft, ob die Maßnahmen im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers liegen, was jedoch in den meisten Fällen nicht anerkannt wird. Daraus ergibt sich dann, dass der die 600 Euro übersteigende Betrag als geldwerter Vorteil des Arbeitnehmers gewertet wird. Er ist damit sozialversicherungs- und steuerpflichtig.
Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers
Grundsätzlich hat der Arbeitgeber alle steuerfreien Bezüge – also auch die Leistungen für gesundheitsfördernde Maßnahmen – im Lohnkonto des jeweiligen Mitarbeiters zu erfassen. Bei sogenannten „Fällen von geringer Bedeutung“ kann eine Befreiung von der Aufzeichnungspflicht beim zuständigen Finanzamt beantragt werden, wenn dennoch sichergestellt ist, dass die Kosten jederzeit nachvollziehbar sind. In den meisten Fällen macht die Befreiung deshalb wenig bis gar keinen Sinn.
Wegen dieser Aufzeichnungsverpflichtung ist es sinnvoll, dass Sie als Arbeitgeber einen Vertrag bei entsprechenden Einrichtungen abschließen und dorthin zahlen. Im Vertrag legen Sie dann fest, dass nur zertifizierte Maßnahmen angeboten werden dürfen. Erstatten Sie Ihrem Mitarbeiter die Kosten einer Maßnahme, müssten diverse Unterlagen zur Zertifizierung der Maßnahme und zur Bestätigung der Teilnahme an den Maßnahmen zum Lohnkonto genommen werden, was den Aufwand wesentlich erhöht.
Umsatzsteuer bei gesundheitsfördernden Maßnahmen
Die Bestimmungen nach § 3 Nr. 34 EstG beziehen sich ausschließlich auf den lohnsteuerrechtlichen Aspekt. Umsatzsteuerrechtlich gelten auch hier die allgemein gültigen Bestimmungen. Schließen Sie einen Vertrag mit einem externen Anbieter, können Sie aus der Rechnung die komplette Vorsteuer ziehen. Da die Maßnahme im überwiegenden Interesse des Betriebs liegt, wird jedoch gegenüber dem Mitarbeiter keine Umsatzsteuerforderung fällig, da keine Leistung Ihrerseits erbracht wurde.
Wird die Maßnahme jedoch beispielsweise von einer Krankenkasse oder einem anderen Kostenträger bezuschusst, müssen Sie für diesen Zuschuss Umsatzsteuer abführen („Entgeltzahlung Dritter“). Wird die Maßnahme bezuschusst, müssen Sie außerdem nachweisen, dass die gesundheitsfördernde Sachleistung zu einem deutlichen Rückgang des Krankheitsstands in Ihrem Betrieb führte.