Betriebsführung 2023-10-03T22:00:00Z Freibetrag richtig berechnen 

Weihnachtsfeier: Als Chef oder Chefin möchten Sie Ihre Mitarbeiter halten und motivieren. Eine gemeinsame Weihnachtsfeier kann zu einem guten Betriebsklima beitragen. Damit der Fiskus nicht auch noch an der Feier verdient, heißt es, genau darauf zu achten, dass alle Grenzen eingehalten werden, damit die Feier steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt. 

Damit eine Weihnachtsfeier vom Fiskus als Betriebsveranstaltung anerkannt wird, müssen alle Arbeitnehmer – auch Aushilfen und Minijobber – daran teilnehmen können. Ob der Mitarbeiter teilnimmt, bleibt ihm natürlich selbst überlassen. Zu den Mitarbeitern zählen in diesem Zusammenhang auch ehemalige Arbeitnehmer sowie Praktikanten, Referendare, Leiharbeiter und Arbeitnehmer aus anderen konzernangehörigen Unternehmen.

Bei größeren Betrieben darf auch abteilungsweise gefeiert werden. Ein Abendessen der Geschäftsleitung mit dem gehobenen Management, bei dem die restlichen Firmenmitarbeiter außen vor bleiben, würde der Fiskus nicht als steuerfreie Betriebsfeier anerkennen. Außerdem müssen an der Feier überwiegend Betriebsangehörige – auch deren Begleitpersonen – und gegebenenfalls Leiharbeitnehmer oder Arbeitnehmer anderer Unternehmen, die zum Konzernverbund gehören, teilnehmen. Darüber hinaus können aber auch insbesondere Kunden oder Lieferanten eingeladen werden.

Nur zweimal anwendbar

Der Freibetrag von 110,00 Euro steht nur für maximal zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr zur Verfügung. Wurden bereits zwei Veranstaltungen im laufenden Jahr durchgeführt, kann der Freibetrag auf eine dritte Feier nicht angewandt werden. Dann kann allerdings der Mitarbeiter entscheiden, welche Veranstaltung versteuert werden soll.

Ein Rechen-Beispiel: Metallbau Schmidt hat in einem Jahr drei Veranstaltungen für die Mitarbeiter durchgeführt:

• ein Sommerfest mit Kosten von 80 Euro pro Mitarbeiter,

• einen Betriebsausflug mit Kosten von 60 Euro pro Mitarbeiter,

• eine Weihnachtsfeier mit Kosten von 100 Euro pro Mitarbeiter.

Der Mitarbeiter wählt den Betriebsausflug, die 60 Euro werden versteuert und sind damit auch für ihn sozialversicherungspflichtig. 

Freibetrag ist keine Freigrenze

Der lohnsteuerfreie Freibetrag ist keine Freigrenze. Das bedeutet, dass der Betrag von 110 Euro bei zwei Veranstaltungen steuerfrei bleibt, auch wenn der Kostenanteil für den einzelnen Mitarbeiter überschritten wird. Belaufen sich die Kosten beispielsweise auf 150 Euro, müssen davon lediglich 40 Euro der Lohnsteuer des Mitarbeiters unterworfen werden.

Ein eventuell zu versteuernder Anteil des Mitarbeiters kann entweder dem Gehalt des Mitarbeiters zugeschlagen oder auch pauschal mit 25 Prozent durch den Arbeitgeber versteuert werden. Bei einer Pauschalierung fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an. Es müssen aber zusätzlich vom Arbeitgeber der Solidaritätszuschlag und eventuell die Kirchensteuer abgeführt werden.

Wird ein einzelner Mitarbeiter für seine lange Betriebszugehörigkeit in einer eigenen Feier geehrt oder verabschiedet, handelt es sich um keine Betriebsveranstaltung. Dabei können aber Sachzuwendungen bis 110 Euro wegen des ganz überwiegend betrieblichen Interesses lohnsteuerfrei bleiben. Achtung: In diesem Fall handelt es sich um eine Freigrenze. Wird die Grenze überschritten, muss der gesamte Betrag versteuert werden, die 110 Euro dürfen dann nicht steuerfrei abgezogen werden.

Welche Kosten können berücksichtigt werden?

Bei der Berechnung der Zuwendungen für die Mitarbeiter werden alle Aufwendungen berücksichtigt, die im direkten Zusammenhang mit der Veranstaltung stehen und vom Arbeitgeber übernommen werden. Das Bundesfinanzministerium hat eine Beispielliste zusammengestellt, die die wichtigsten Positionen umfasst, aber nicht abschließend ist. Demnach gehören folgende Zuwendungen zu den zu berücksichtigenden Kosten:

• Übernachtungs- und Fahrtkosten, wenn die Veranstaltung nicht am Firmensitz stattfindet. Anreisekosten vom Wohnsitz des Mitarbeiters und von einer Filiale zum Firmensitz als Veranstaltungsort bleiben unberücksichtigt.

• Bewirtung (Getränke, Speisen, Tabakwaren etc.).

• Rahmenprogramm (Musik, künstlerische Darbietungen etc.). Eintrittskarten für kulturelle oder sportliche Veranstaltungen, wenn diese Teil der Betriebsveranstaltung sind.

• Präsente, wenn diese zum Charakter der Betriebsveranstaltung gehören (beispielsweise Weihnachtsgeschenke). Bargeldzahlungen sind keine Präsente!  Achtung: Diese Geschenke können auch noch nach der Weihnachtsfeier an Mitarbeiter ausgegeben werden, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten.

• Bargeldzahlungen, wenn diese zweckgebunden zur Deckung der vorgenannten Leistungen ausbezahlt werden.

• Sonstige Kosten, die im Zusammenhang mit der Betriebsveranstaltung stehen (wie Saalmiete, Dekorationskosten, Kosten zur Erfüllung behördlicher Auflagen, Kosten für Eventmanagement etc.).

Wird während der Weihnachtsfeier eine Tombola veranstaltet, wird der Wert der Gewinne auf alle Teilnehmer verteilt und der Anteil mit dem Freibetrag verrechnet. Es spielt also keine Rolle, ob und was der einzelne Teilnehmer gewonnen hat. Nicht auf die Mitarbeiter werden beispielsweise die anteiligen Buchhaltungskosten umgelegt. Auch Energie- und Wasserkosten können nicht umgelegt werden, wenn die Veranstaltung in den Firmenräumen stattfindet.

Wer gilt als Teilnehmer der Weihnachtsfeier?

Als Teilnehmer der Weihnachtsfeier gelten natürlich zunächst alle anwesenden Mitarbeiter. Soweit diese Begleitpersonen mitgebracht haben, gehören diese auch zu den Teilnehmern, was für die Berechnung der Kostenanteile wichtig ist. Nicht als Teilnehmer gewertet werden sonstige Personen, wie auftretende Künstler, Bedienungspersonal, Fotografen, Busfahrer etc. (Urteil des Bundesfinanzhofs vom 28. April 2020 – Aktenzeichen 8 K 31/19). Externe Gäste (Kunden, Lieferanten) gehören zwar zu den Teilnehmern, werden aber nach anderen Kriterien abgerechnet. Dabei kann man die anteiligen Kosten zu siebzig Prozent als Betriebsausgabe verbuchen – der Rest geht dann allerdings zu Ihren Lasten.

Berechnung der anteiligen Kosten

Um festzustellen, wie hoch die Kosten für den einzelnen Mitarbeiter ausfallen, müssen Sie zunächst die Gesamtkosten durch alle teilnehmenden Personen teilen. Da lediglich pro Mitarbeiter der Freibetrag von 110 Euro gewährt wird, müssen Sie die Begleitpersonen den entsprechenden Mitarbeitern zurechnen.

Beispiel:  An einer Weihnachtsfeier nehmen fünfzig Mitarbeiter teil. 25 haben eine Begleitperson mitgebracht, sodass insgesamt 75 Teilnehmer zu berücksichtigen sind. Die Gesamtkosten der Weihnachtsfeier belaufen sich auf 7.500 Euro. Also 100 Euro pro Mitarbeiter. Bei den Mitarbeitern, die ohne Begleitperson teilnehmen, wird die Grenze von 110 Euro nicht überschritten. Bei Mitarbeitern mit Begleitperson werden 200 Euro abgerechnet, sodass in diesem Fall 90 Euro versteuert werden müssen.

Geschenke für die Mitarbeiter

Anlässlich einer Betriebsfeier können Sie Ihren Mitarbeitern ein Geschenk machen, das aber den Wert von 60 Euro nicht überschreiten darf. Die Kosten des Geschenks werden aber bei der Berechnung der 110-Euro-Grenze berücksichtigt. Diese Regelung gilt nur für Sachgeschenke. Geldgeschenke gelten immer als zu versteuernder geldwerter Vorteil. Wichtig: Goldgeschenke gelten im Sinne dieser Regeln nicht als Sachgeschenk.

Wichtig: Denken Sie an den Versicherungsschutz

Grundsätzlich besteht für die Mitarbeiter bei Betriebsveranstaltungen Versicherungsschutz durch die Berufsgenossenschaft. Nicht versichert sind jedoch Begleitpersonen. Außerdem müssen mindestens zwanzig Prozent der Mitarbeiter des Betriebs oder der Abteilung an der Weihnachtsfeier teilnehmen. Der Versicherungsschutz erstreckt sich auf die An- und Abfahrt zur Veranstaltung und Handlungen, die der Veranstaltung zuzurechnen sind (Beispiel: Beim Tanzen knickt ein Mitarbeiter um und verletzt sich dabei den Knöchel).

Kein Versicherungsschutz besteht jedoch, wenn sich Teilnehmer von der Gruppe entfernen oder sich ein Unfall nach dem offiziellen Ende der Veranstaltung ereignet (es sei denn, der Mitarbeiter befindet sich auf dem direkten Heimweg). Ein Problem stellt bei jeder Veranstaltung der Alkohol dar. Dabei besteht fast nie Versicherungsschutz. Sie sollten deshalb darüber nachdenken, einen Fahrdienst einzurichten. Dieser Fahrdienst würde für die Teilnehmer steuerlich keine Konsequenzen haben, da die Übernahme der Kosten für die Fahrt zur Veranstaltung nicht in die Pauschale eingerechnet werden.